Olemme kaikki olleet kokouksissa "sen" kollegan kanssa, jonka jatkuvat tekniset ongelmat aiheuttavat turhautumista ja silmien pyörittelyä kaikille muille kokouksen osanottajille. Kerta toisensa jälkeen heidän huono äänentoistonsa ja taustamelunsa estävät kokouksen sujuvan ja tuottavan kulun. Hybrid Ways of Working 2022 Global Report -raportissamme 53 prosenttia työntekijöistä sanoi, että virtuaalikokouksissa on helpompi altistua häiriöille kuin kasvokkain tapahtuvissa kokouksissa. Kun nykyään 80 prosenttia kaikista kokouksista on virtuaalisia tai hybridikokouksia, voi tämä olla merkittävä tuottavuuden este.
Mutta yksi asia, jota emme ehkä tiedä (tai jota emme halua myöntää), on se, että me kaikki olemme luultavasti myös joskus olleet se, joka on viivyttänyt kokousta ja ärsyttänyt kollegojamme prosessin aikana.
Yksittäisinä työntekijöinä voimme kaikki sietää hieman teknisiä ongelmia. Mutta kun siitä tulee ennustettavaa - kun se tapahtuu joka ikinen kerta - alamme menettää kärsivällisyytemme. Halusimme siis kertoa sinulle muutamista asioista, joita kannattaa varoa, jotta sinä et ole "se" kollega.
Tässä on neljä syytä, miksi saatat ärsyttää kollegojasi verkkokokouksissa.
1. Taustamelusi on kovempaa kuin luulet
Toimistossa vieressäsi oleva kollegasi saattaa olla toisessa puhelussa. Kahvilassa on jatkuvaa keskustelua ja keittiöstä kuuluu astioiden kolinaa. Ja kotonakin voi kuulua odottamatonta ovikellon soittoa ja koirien haukkumista.
Vaikka tämä mahdollisten työskentelypaikkojen moninaisuus on tuonut mukanaan suuria etuja joustavuuden ja hyvinvoinnin kannalta, ei ole mikään salaisuus, että se on tuonut mukanaan myös uusia haasteita. Vaikka luulisitkin olevasi turvassa, melua syntyy aina jollakin tavalla.
Kykyyn torjua tuo melu vaikuttaa suurelta osin käyttämäsi audiolaitteen tyyppi. Juuri tästä syystä kannettavan tietokoneen mikrofonia tai tavallisia kuluttajakuulokkeita käyttävillä on lähes 10 kertaa suurempi todennäköisyys valittaa taustamelusta kuin niillä, jotka käyttävät ammattikäyttöön tarkoitettuja kuulokkeita, kuten Evolve2-sarjan kuulokkeita.
Jos olet lähdössä lenkille, on parasta käyttää juoksuun tarkoitettuja kuulokkeita. Samoin jos olet virtuaalisessa kokouksessa kollegoiden kanssa, on parasta käyttää kuulokkeita, jotka takaavat, että kuulet ja tulet kuulluksi riippumatta siitä, missä työskentelet. On tärkeää, että mietit aina ympäristöäsi ja sitä, pystyykö käyttämäsi audiolaite todella vaimentamaan ympäröivän taustamelun.
2. Sinun täytyy jatkuvasti toistaa itseäsi
Tämä liittyy tietyllä tavalla numeroon yksi. Jos mikrofonisi ei kuitenkaan ota ääntäsi kunnolla vastaan - joko siksi, että se ottaa vastaan ympärilläsi olevaa melua, tai siksi, että sitä ei yksinkertaisesti ole optimoitu verkkokokouksia varten - joudut usein toistamaan itseäsi. Jos joudut toistamaan hyvän ideasi kerta toisensa jälkeen, sillä ei todennäköisesti ole toivottua vaikutusta.
Aivan kuten taustamelun kohdalla, myös kannettavan tietokoneen audiota tai kuluttajakuulokkeita käyttävien ja ammattikäyttöön tarkoitettua audiolaitetta käyttävien välillä on suuri ero. Jos siis huomaat virtuaalipalaverissa toistavasi itseäsi yhä uudelleen ja uudelleen, pysähdy hetkeksi ja kysy itseltäsi, eikö se ehkä hidasta kokouksen kulkua.
3. Bluetooth-yhteys katkeaa jatkuvasti
Tämä on erityisen ärsyttävä ongelma, sillä se pysäyttää usein kaiken työn, kunnes se voidaan ratkaista. Kuvittele, että olet esittelemässä uusinta projektiasi kollegoillesi, ja yhtäkkiä ääni katkeaa. Jatkat puhumista täysin tietämättömänä tilanteesta. Lopulta näet chatissa viestit, jotka kertovat, ettei kukaan kuule sinua. Yrität yhdistää kuulokkeet uudelleen. Poistut kokouksesta ja palaat takaisin. Lopulta turhaudut ja alat käyttää kannettavan tietokoneen äänentoistoa (altistaen itsesi suurelle riskille, että taustaäänet häiritsevät sinua!). Kaiken tämän aikana kokous on ajautunut pois raiteiltaan ja aikaa mennyt hukkaan.
Onneksi tämä on helposti vältettävissä oleva skenaario. Jos kuulokkeissasi on dongle (se pieni USB-juttu, jonka liität tietokoneeseen), varmista, että käytät sitä. Sen avulla saat vahvemman ja luotettavamman Bluetooth-yhteyden. Jos kuulokkeissasi ei ole donglea, on ehkä aika hankkia sellaiset, joissa on.
4. Et ole niin tuottava kuin voisit olla
Microsoftin viimeisimmän 2023 Work Trend Index -indeksin mukaan Microsoft Teamsin kokouksiin ja puheluihin viikossa käytetty aika on kasvanut 300 prosenttia vuoden 2020 helmikuusta. Samoin he raportoivat, että "tehottomat kokoukset " oli työntekijöiden suurin tuottavuuden este.
Kun kokouksia on monta peräjälkeen, on ratkaisevan tärkeää, että pystymme olemaan tehokkaita ja tuottavia jokaisessa kokouksessa. Kuten olemme jo nähneet, jos emme hoida kokouksiamme oikein, voi syntyä valtavaa aikahävikkiä, joka johtaa turhauttavaan yhteistyöhön ja tulosten kärsimiseen.
Kokousten laatu voi olla yksi tuottavien tiimien suurimmista indikaattoreista. On tärkeää varmistaa, että teet osasi myönteisen ja tehokkaan kokousympäristön helpottamiseksi.
Virtuaalikokouskokemuksen parantaminen
Kokousten järjestäminen oikein on ratkaisevan tärkeää, ja äänikokemus on tärkeä osa sitä. Koska virtuaalikokoukset vievät yhä enemmän aikaa, on tärkeää, että kuulokemikrofonit pystyvät vaimentamaan taustahälyn, jotta sinun ei tarvitse jatkuvasti toistaa itseäsi.
Jos haluat maksimoida tuottavuuden ja tehokkuuden kokouksissa, varmista, että Bluetooth-yhteys on kunnossa ja että et tuhlaa aikaa yhteyden muodostamiseen ja uudelleen muodostamiseen. Kaikki tämä edistää laadukasta kokouskokemusta, jonka ansiosta voimme olla tuottavia ja kuulostaa ammattimaisilta. Ja sitä, ettet sinä ole työkavereiden mielestä ”se” kollega.
Katso uudet Jabra Speak 2 -kaiutinpuhelinmallit RCK-verkkokaupasta
Katso uudet Jabra Evolve 2 -kuulokemallit RCK-verkkokaupasta
Tutustu Jabran valikoimaesitteeseen
